この連載について
会社でG Suiteが導入されたのだけれどいまいち使い方がよく分からない、クラウドならではの機能をうまく活用できていない……といったユーザーに向けて、G Suiteの基本的な使い方やTipsを解説しています。なお、各記事で取り上げている内容は、G Suiteの使い方・活用をレクチャーする動画型eラーニングサービス「Master Program」より抜粋・再編集したものです。同サービスについては、こちらの詳細記事もあわせてご参照ください。
設定不要！ 取引先がExcelを使っていても、Google スプレッドシートで直接編集
「社内ではG Suiteを導入しているけれど、取引先がOfficeを使っているから、結局、Officeで開いて、編集しています。」
という話、よく聞きます。
実は2019年5月から、Microsoft Officeで作ったWord、Excel、PowerPointのファイルも、Google ドライブ内で直接編集できるようになっています。
これまでも、拡張機能を使用すればファイルを編集をすることはできましたが、今もその方法でファイルを編集されている方がいたら、ぜひ今回の使い方も試してみてください。この方法を使うと、Microsoft Officeをインストールしていないパソコンでも、Google ドライブを使ってOfficeファイルを編集することができるようになります。
設定は不要で簡単！ 使用しているGoogle ドライブに、取引先から受け取ったExcelファイルをそのままアップロードします。
Excelファイルがアップロードされたら、ファイルを開いて変換してみます。
まず変換したいファイルをクリックして、一度開きます。この状態ではまだ編集することはできません。
次に画面上部の「Googleスプレッドシートで開く」をクリックします。するとスプレッドシート上でExcelファイルが開き、編集できるようになります。
この手順では、ファイルの中身を確認してから変換することができます。
一方、ファイルの中身を確認せず、早く編集したいという場合には、ドライブ上で変換したいファイルを右クリック後、「アプリで開く」を選択し、「Google スプレッドシート」をクリックする手順もお勧めです。
この場合は、すぐに編集可能な状態でExcelファイルを開くことができます。
ファイル名の隣に「.xlsx」と拡張子が表示され、ファイルがExcel形式で表示されていることが分かります。表示された画面から、直接編集することができます。
更新したファイルは、Excel形式のまま自動保存されています。以前は、OfficeファイルをGoogle ドライブ上で編集しようとすると、スプレッドシートのファイル形式で別ファイルが作られて保存されたのですが、今回の方法ではアップロードしたOfficeファイルがそのまま更新されて、余計なファイルが新たに作られることもありません。
Excelを使用している取引先にも、このファイルをそのままメールなどで送ることができます。取引先は、設定を変更することもなく、ファイルを受け取ったら、いつもどおりに開くことができます。
Office形式のファイルも、同僚に共有して共同編集が可能
Office形式でアップロードしたファイルも、同僚に共有し、共同編集できます。共有する方法は、Google ドキュメントのときと同様です。
共有したいファイルの右上にある「共有」をクリックし、ファイルを共有したいユーザーを選択して「送信」をクリックします。
Word形式の状態で共有されるため、共有されたユーザーは、「Google ドキュメントで開く」をクリックします。
共有されたファイルは、複数人での同時編集や、不明点の確認などの際にはコメントを挿入することなどもできるため、ファイル内でスムーズなコミュニケーションをとることができます。
これまでに作成したOffice形式のファイルも、Google ドライブ内に保存しておくと、変換する必要はありません。過去の資産を、そのまま活用できます。
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